DEMARCHES ADMINISTRATIVES

  • Organisez-vous à l’avance ! Certaines démarches prennent du temps, un planning pourra vous aider.
  • Entourez-vous ! Que ce soit avant l’événement pour obtenir des informations et des conseils, ou pendant l’événement pour encadrer son bon déroulement (on estime qu’en moyenne un événement nécessite 1 organisateur pour 30 invités).
  • N’hésitez pas à faire appel au Planificateur d’Urgence (PlanU) de votre commune. Il peut vous accompagner pour envisager la sécurité et l’organisation de votre événement.
  • Réfléchissez aux modes de communication disponibles en interne, vers les secours, vers le public.
  • Organisez un briefing afin d’informer les membres de l’organisation des mesures prises pour la sécurité.
  • Disposez d’un support rappelant à chacun les instructions de sécurité qu’il doit suivre.
  • N’hésitez pas à utiliser le Simulateur Unisono afin d’envisager les coûts liés à la diffusion de musique lors de votre événement.
  • Dotez-vous d’un statut juridique pour éviter les responsabilités individuelles.
  • Vérifiez les couvertures prévues par votre contrat d’assurance, mais également les contrats souscrits par le propriétaire de la salle et les différents prestataires. Il est essentiel que ceux-ci couvrent bien les risques auxquels vous êtes le plus exposé.
  • Vérifiez si vous avez demandé de couvrir les participants. Si oui, veillez à ce que la couverture comprenne la R.C., mais également les dommages corporels subis par les participants en cas d’accident.
  • Sachez que les petites organisations peuvent obtenir une assurance pour volontaires auprès de la Province. Elle couvre la responsabilité civile, la défense en justice, les accidents corporels ainsi que les dommages à des biens de valeur empruntés.
  • Pour y avoir droit, vous devez être reconnu comme association. Il suffit pour cela de compléter à temps (délai de 6 semaines) un formulaire que vous trouverez auprès de votre administration communale ou sur le site de votre province.
  • Evaluez après l’événement les « points forts » et les points à améliorer.

AMENAGEMENT DE L'ESPACE

Envisagez l’aménagement de plusieurs espaces :
 
  • Espace bar et ticket
  • Espace parking
  • Espace fumeur
  • Espace soins

ESPACE BAR ET TICKET

  • Assurez un point d’eau gratuit facilement accessible dans la salle et au bar et signalez clairement au public la mise à disposition d’eau par des affiches, la carte des consommations…
  • Diffusez des messages de prévention
  • Arrêtez de servir de l’alcool avant la fin de la soirée pour permettre à chacun d’abaisser son taux d’alcoolémie et afficher les horaires de fermeture du bar et de vente de tickets boissons
  • Veillez à ce que les barmen ne servent ni les mineurs ni les personnes manifestement ivres : mettre en place en amont du bar, un système de reconnaissance des mineurs
  • Vendez les boissons non alcoolisées moins cher que les boissons alcoolisées
  • Prévoyez des moments « open-soft » avec des boissons non alcoolisées gratuites
  • Prévoyez des moments « Happy water » pour inciter les fêtards à boire de l’eau régulièrement.
  • Donnez l’envie de boire de l’eau ! Egayez-la en y apportant une petite touche de saveur : ajoutez-y des bulles, du citron, de la menthe fraîche, des glaçons aromatisés, … Soyez créatifs !
  • Créez des mocktails (cocktails sans alcool)
  • Ayez des gobelets réutilisables plus grands pour les softs
  • Ne proposez pas de boissons « énergisantes »
  • Prévoyez de quoi manger pour limiter les effets d’une consommation à jeun.

ESPACE PARKING

  • Encouragez le covoiturage et proposez différentes solutions de retour : navettes, taxis à moindre coût, …
  • Participez à la campagne BOB
  • Conseillez, informez et proposez des éthylotests aux personnes qui s’apprêtent à reprendre la voiture, leur conseiller d’attendre, de se reposer avant de partir
  • Rendez-vous régulièrement sur les lieux de stationnement afin de vous assurer que tout se passe bien.

ESPACE FUMEUR

  • Prévoyez un espace fumeurs à l’air libre en en délimitant le périmètre
  • Mettez à disposition des cendriers
  • Communiquez autour de l’interdiction de fumer à l’intérieur et sur l’existence de la zone fumeurs.

ESPACE SOIN

Poste de secours

Quel que soit le type de soirée ou l’endroit où elle est organisée, un poste de secours est nécessaire

Relax Zone

Cet espace permet de faire une pause, loin de l’agitation et du bruit.

Il doit être encadré par des personnes formées à la RdR

  • Rendez-le visible et accessible
  • Aménagez-le avec des fauteuils, canapés, chaises, coussins…
  • Mettez-y à disposition de l’eau et de quoi manger
  • Organisez cet espace non loin de la zone de secours

La Relax zone peut accueillir le stand RdR.

Stand RdR

Il doit être encadré par des personnes formées à la RdR et proposer de l’information et du matériel de RdR : préservatifs, bouchons d’oreilles, affiches slogans campagne, brochures, information santé, …

N’hésitez pas à vous adresser à un service partenaire pour envisager votre stand de RdR :

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